Incasso voor niet betalende klanten

Een vervelend probleem waar veel zelfstandige ondernemers mee te maken hebben zijn niet betalende klanten, de wanbetalers. Erg vervelend omdat u zo uw best hebt gedaan. Goederen of diensten zijn al geleverd maar de klant weigert te betalen.

In het uiterste geval komt de rechter er aan te pas. Maar daartussen liggen nog wel wat stappen. U kunt eerst één of twee betalingsherinneringen naar de wanbetaler sturen, daarna een sommatiebrief (aanmaning), daarna een ingebrekestelling. Pas dan volgt een incasso.

Incassobureau

Voordat u de zaak uit handen geeft aan een incassobureau, moet u bedenken of uw klant voldoende gelegenheid heeft gekregen om te betalen. Algemeen wordt aangenomen dat dit het geval is als na twee schriftelijke herinneringen nog altijd geen betaling volgt.

Het verdient de aanbeveling om in uw algemene voorwaarden op te nemen dat goederen of diensten worden geleverd onder ‘eigendomsvoorbehoud’. Mocht een klant niet betalen, dan kunt u de geleverde goederen of diensten opvorderen als zijnde uw eigendom (revindicatie). Dat is ook handig voor het geval uw klant onverhoopt failliet gaat.

Belangrijk is goed af te spreken wanneer welk bedrag moet worden betaald en wat de gevolgen zijn van niet (tijdige) betaling. Zo kunt u een boete of een bepaald rentepercentage opnemen voor het geval een klant te laat betaalt. Ook kunt u afspreken dat juridische kosten die u eventueel moet maken om betaling te verkrijgen voor rekening van uw klant komen.

Wanneer de factuur na een eerste betalingsherinnering nog niet wordt betaald, kunt u eerst nog een eventuele tweede herinnering sturen voordat u formele stappen gaat zetten.

Voorbeeld betalingsherinnering

Een eerste betalingsherinnering versturen? Download een voorbeeldbrief van een eerste betalingsherinnering in Word of PDF formaat.

› Voorbeeld van een eerste betalingsherinnering (Word)
› Voorbeeld van een eerste betalingsherinnering (PDF)

Een tweede betalingsherinnering versturen? Download een voorbeeldbrief van een tweede betalingsherinnering in Word of PDF formaat.

› Voorbeeld van een tweede betalingsherinnering (Word)
› Voorbeeld van een tweede betalingsherinnering (PDF)

Sommatie of aanmaning

Als ondanks vastgelegde afspraken de klant niet (op tijd) betaalt, moet u in actie komen. Het beste is om de termijnen goed te monitoren en direct te bellen als de betaling niet binnen is. Mocht de klant nog steeds niet betalen, dan is het verstandig om eerst nog een sommatie (aanmaning) te versturen met daarin een termijn waarbinnen de opdrachtgever moet betalen, bijvoorbeeld acht dagen.

De kans bestaat dat de klant dan alsnog gaat betalen. Na het verlopen van de acht dagen termijn is de klant sowieso ‘in gebreke’, dat was de klant overigens al toen niet op het afgesproken tijdstip werd betaald.

Stuur een sommatiebrief zowel per aangetekende als per gewone post. De geadresseerde kan de ontvangst van een gewone brief ontkennen en een aangetekende brief weigeren, maar als u beide stuurt dan kan de ontvangst normaliter niet worden ontkend.

Een sommatiebrief moet als zodanig herkenbaar zijn en bepaalde juridisch correcte formuleringen bevatten.

Voorbeeld sommatiebrief

Een sommatiebrief of aanmaning versturen? Download een voorbeeldbrief van een sommatie.

› Voorbeeld van een eerste sommatiebrief (Word)
› Voorbeeld van een eerste sommatiebrief (PDF)

Ingebrekestelling

Als een klant ondanks herhaald aanmanen niet betaalt, is het tijd voor een laatste noodmaatregel, de ingebrekestelling. Hierin waarschuwt u dat als er nu niet eindelijk wordt betaald, u een incassoprocedure gaat beginnen waarbij de kosten voor rekening van de klant zullen zijn.

Voorbeeld ingebrekestelling brief

Een ingebrekestelling brief versturen? Download dan hier een voorbeeldbrief van een ingebrekestelling.

› Voorbeeld van een eerste ingebrekestellingsbrief (Word)
› Voorbeeld van een eerste ingebrekestellingsbrief (PDF)

Incassobureau, gerechtsdeurwaarder of een advocaat

Nog geen geld binnen? Dan kunt u de incasso (vordering) uit handen geven aan een incassobureau, gerechtsdeurwaarder of advocaat. Maar bij kleine bedragen loont dit vaak niet. Of de debiteur is inmiddels in surseance van betaling geraakt of failliet gegaan. Dan moet u uw verlies waarschijnlijk accepteren. Zonde van alle moeite die u in de opdracht hebt gestoken en zonde van het geld.

Veel ondernemers schakelen bij betalingsonwil een incassobureau in, maar in de praktijk blijkt het effect van een incassobureau echter gering. Een incassobureau heeft namelijk geen bevoegdheid om over te gaan tot beslagleggingen en zal moeten proberen de vordering te innen door middel van het schrijven van brieven (aanmaningen en sommaties) en (telefonische) contacten met de debiteur. In feite kunnen zij niet meer dan u zelf kunt doen en maakt een incassobureau, wanneer het er echt op aankomt, gebruik van de diensten van een gerechtsdeurwaarder of advocaat.

Gerechtsdeurwaarder

Alleen een deurwaarder kan overgaan tot het nemen van gerechtelijke maatregelen. Hiervoor is eerst een gerechtelijk vonnis nodig en dit vonnis mag alleen ten uitvoer worden gelegd door een deurwaarder.

De meeste deurwaarders beschikken overigens ook over een eigen incassoafdeling. Sommige deurwaarders sturen zelfs een rekening uit naam van de ondernemer en rekenen daarbij een vast bedrag per factuur. Rekeningen worden via gerechtsdeurwaarders dan ook vaker en sneller betaald.

Denk niet onmiddellijk aan een incassobureau

Het is van belang bij wanbetalers niet onmiddellijk aan juridische stappen of incassobureaus te denken. Vaak zijn juridische procedures en incassobureaus tijdrovend, duur en vaak niet effectief. Veel kunt u zelf doen. Belangrijk is boven op wanbetalers te zitten door ze te veel te bellen. Eventueel kan een betalingsregeling worden voorgesteld. Ten allen tijde moet voorkomen worden dat er in het geheel geen actie wordt ondernomen.

Gerelateerd aan incasso

› Incasso
› Incasso voor niet betalende klanten

Administratie voor (startende) ondernemers

Wilt u een eigen bedrijf starten, of hebt u al een bedrijf en wilt u uw eigen administratie opzetten? Met dit boek kunt u stap voor stap aan de slag met uw boekhouding.

Het ZZP boek Administratie voor (startende) ondernemers is inclusief een gratis demo CD met een volledige demoversie van Snelstart.

Met behulp van dit boek bent u in staat om een geschikt boekhoudpakket te kiezen en uw administratie op te zetten en bij te houden. De informatie in dit boek is gericht op de praktijk.

› Verkrijgbaar in de ZZP shop

Financiën voor ZZP’ers

Zelfstandige ondernemers krijgen te maken met de boekhouding, belastingen, verzekeringen, exploitatiebegrotingen en andere financiële zaken.

Zaken waar de meeste ZZP’ers niet echt warm voor lopen. Ze richten zich liever op hun onderneming en laten de financiën graag over aan hun boekhouder.

Financiën voor ZZP’ers geeft op een toegankelijke en praktische wijze inzicht in alles wat je als ZZP’er moet weten om je bedrijf financieel gezond te maken én houden.

› Verkrijgbaar in de ZZP shop

ZZP tips en tricks nieuwsbrief

Blijf als ZZP’er of freelancer op de hoogte over incasso en niet betalende klanten en tips met betrekking tot incasso en meld u aan voor de ZZP tips en tricks nieuwsbrief.

ZZP app voor Android

Blijf altijd en overal op de hoogte van het laatste nieuws voor ZZP’ers en zelfstandigen. Download de ZZP app uit de Android Market. Scan met uw mobiele telefoon de QR-code om de ZZP app rechtstreeks te downloaden. Het gebruik van de ZZP is volledig gratis.

De applicatie is ontwikkeld door Boolean Software. Vraag vrijblijvend informatie aan over de mogelijkheden van het ontwikkelen van een Android applicatie voor uw onderneming.