De klant betaalt niet: Incasso

Een vervelend probleem waar veel (zelfstandige) ondernemers mee te maken hebben is: niet betalende klanten, de zgn. wanbetalers
Erg vervelend omdat u zo uw best hebt gedaan. Goederen en/of diensten zijn al geleverd maar de klant weigert te betalen.

De betaalmoraal laat soms te wensen over. In het uiterste geval komt de rechter er aan te pas. Maar daartussen liggen nog wel wat stappen. U kunt eerst één of twee betalingsherinneringen naar de wanbetaler sturen, daarna een sommatiebrief (aanmaning), daarna een ingebrekestelling. Pas dan volgt een incasso.

Betalingsherinnering

Preventie voor incasso

Voordat u de zaak uit handen geeft aan een incassobureau, moet u bedenken of uw klant voldoende gelegenheid heeft gekregen om te betalen. Algemeen wordt aangenomen dat dit het geval is als na twee schriftelijke herinneringen nog altijd geen betaling volgt.

Het verdient de aanbeveling om in uw Algemene Voorwaarden op te nemen dat goederen of diensten worden geleverd onder 'eigendomsvoorbehoud'. Mocht een klant niet betalen, dan kunt u de geleverde goederen of diensten opvorderen als zijnde uw eigendom (revindicatie). Dat is ook handig voor het geval uw klant onverhoopt failliet gaat.

Belangrijk is goed af te spreken wanneer welk bedrag moet worden betaald en wat de gevolgen zijn van niet (tijdige) betaling. Zo kunt u een boete of een bepaald rentepercentage opnemen voor het geval een klant te laat betaalt. Ook kunt u afspreken dat juridische kosten die u eventueel moet maken om betaling te verkrijgen voor rekening van uw klant komen.

Wanneer de factuur na een eerste betalingsherinnering nog niet wordt betaald, kunt u eerst nog een eventuele tweede herinnering sturen voordat u formele stappen gaat zetten.

Voorbeeld betalingsherinnering

Een eerste betalingsherinnering versturen? Download dan hier een voorbeeldbrief van een eerste betalingsherinnering ... Een tweede betalingsherinnering versturen? Download dan hier een voorbeeldbrief van een tweede betalingsherinnering ...

Sommatie (aanmaning)

Als ondanks vastgelegde afspraken de klant niet (op tijd) betaalt, moet u in actie komen. Het beste is om de termijnen goed te monitoren en direct te bellen als de betaling niet binnen is. Mocht de klant nog steeds niet betalen, dan is het verstandig om eerst nog een sommatie (aanmaning) te versturen met daarin een termijn waarbinnen de opdrachtgever moet betalen (bijvoorbeeld acht dagen). De kans bestaat dat de klant dan alsnog gaat betalen. Na het verlopen van de acht dagen termijn is de klant sowieso “in gebreke” , dat was de klant overigens al toen niet op het afgesproken tijdstip werd betaald.

Stuur een sommatiebrief zowel per aangetekende als per gewone post. De geadresseerde kan de ontvangst van een gewone brief ontkennen en een aangetekende brief weigeren, maar als u beide stuurt dan kan de ontvangst normaliter niet worden ontkend.

Een sommatiebrief moet als zodanig herkenbaar zijn en bepaalde juridisch correcte formuleringen bevatten.

Voorbeeld sommatiebrief

Een sommatiebrief (aanmaning) versturen? Download dan hier een voorbeeldbrief van een sommatie ...

Ingebrekestelling

Als een klant ondanks herhaald aanmanen niet betaalt, is het tijd voor een laatste noodmaatregel: de ingebrekestelling.
Hierin waarschuwt u dat als er nu niet eindelijk wordt betaald, u een incassoprocedure zult beginnen. Waarbij de kosten uiteraard voor rekening van de klant zullen zijn.

Voorbeeld ingebrekestelling brief

Een ingebrekestelling brief versturen? Download dan hier een voorbeeldbrief van een ingebrekestelling ...

Incassobureau, gerechtsdeurwaarder of een advocaat?

Nog geen geld binnen? Dan kunt u de incasso (vordering) uit handen geven aan een incassobureau, gerechtsdeurwaarder of advocaat. Maar bij kleine bedragen loont dit vaak niet. Of de debiteur is inmiddels in surséance van betaling geraakt of failliet gegaan. Dan zult u uw verlies waarschijnlijk moeten accepteren. Zonde van alle moeite die u in de opdracht hebt gestoken, zonde van het geld. Eén voordeel is echter wel dat je voor die vervelende klant nooit meer hoeft te werken...!

Veel ondernemers schakelen bij betalingsonwil een incassobureau in, maar in de praktijk blijkt het effect van een incassobureau echter gering. Een incassobureau heeft namelijk geen bevoegdheid om over te gaan tot beslagleggingen en zal moeten proberen de vordering te innen door middel van het schrijven van brieven (aanmaningen en sommaties) en (telefonische) contacten met de debiteur, in feite kunnen zij niet meer dan u zelf kunt doen en maken zij gebruik van de diensten van een gerechtsdeurwaarder of advocaat wanneer het er echt op aankomt.

Gerechtsdeurwaarder

Alleen een deurwaarder kan overgaan tot het nemen van gerechtelijke maatregelen. Hiervoor is eerst een gerechtelijk vonnis nodig en dit vonnis mag alleen ten uitvoer worden gelegd door een deurwaarder.

De meeste deurwaarders beschikken overigens ook over een eigen incassoafdeling. Sommige deurwaarders sturen zelfs een rekening uit naam van de ondernemer en rekenen daarbij een vast bedrag per factuur. Rekeningen worden via gerechtsdeurwaarders dan ook vaker en sneller betaald.

Van belang (!)

Het is van belang bij wanbetalers niet onmiddellijk aan juridische stappen en/of incassobureaus te denken. Vaak zijn juridische procedures en incassobureaus tijdrovend, duur en (vaak niet) effectief. Veel kunt u zelf doen. Belangrijk is boven op wanbetalers te zitten door ze te veel te bellen. Eventueel kan een betalingsregeling worden voorgesteld. Ten allen tijde moet voorkomen worden dat er in het geheel geen actie wordt ondernomen.